Paragon z NIP-em nabywcy – co umożliwia i kiedy jest niezbędny?

Każdy, kto miał więcej do czynienia z urządzeniami rejestrującymi, doskonale zdaje sobie sprawę, jak istotnym dokumentem jest paragon fiskalny. Dlatego jego wystawienie oraz wydanie klientowi przy realizacji transakcji należy do najważniejszych obowiązków użytkownika tego typu technologii sprzedaży. Ale to nie wszystko. W odpowiednich okolicznościach taki paragon „stać na więcej”. Jednak żeby tak się stało, muszą być spełnione dodatkowe warunki – m.in. związane z przepisami, które zaczęły funkcjonować z początkiem tego roku.

Paragon fiskalny, czyli podstawy ewidencji obrotu

Choć dla niejednej osoby kwestia ta może się wydawać prosta, znana i oczywista – warto zacząć od podstaw, choćby z uwagi na szerszy kontekst, a także nowych czytelników tego bloga i użytkowników technologii sprzedaży. Zatem niejeden przedsiębiorca prowadzący sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów detalicznych musi ewidencjonować obrót za pomocą urządzenia fiskalnego. W zakres szerzej pojmowanej, wspomnianej ewidencji wchodzą oczywiście różne zadania i powinności, należące do podatnika. Nie ulega jednak wątpliwości, że kluczowe działa w prowadzeniu takiej działalności jest rejestrowanie transakcji na kasie bądź drukarce fiskalnej oraz wystawianie i wydawanie paragonów dla klientów. To szczególnie ważne, ponieważ przywołane dokumenty mają znaczenie niebagatelne. Potwierdzają zgodne z prawem ewidencjonowanie obrotu, fakt, że są odprowadzane należne podatki, a także dają często klientom podstawę do dochodzenia swoich praw konsumenckich – mowa tu np. o sytuacji zwrotu produktu czy reklamacji usługi. Tak czy inaczej, wydruk i przekazanie paragonu to bezwzględny obowiązek, a jego błędna realizacja (i brak odpowiedniej reakcji na to) czy też po prostu zaniechanie oznacza złamanie przepisów. I może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Co NIP nabywcy zmienia w paragonie fiskalnym?

Istnieje szereg informacji, które muszą się znaleźć na każdym paragonie. W odpowiednich miejscach, wedle ustandaryzowanego wzoru. Ale są również dane, których nie ma obowiązku umieszczania na każdym takim wydruku. Z drugiej strony ich obecność na dokumencie jest w stanie zapewnić dodatkowe możliwości. Przykład? NIP klienta. Dane te muszą zostać wydrukowane na paragonie w sytuacji, gdy nabywca wyraźnie o to poprosi. I o ile urządzenie fiskalne przedsiębiorcy w ogóle dysponuje funkcją wydruku tych dokumentów z NIP-em nabywcy, bowiem nie zawsze tak bywa (wrócimy jeszcze do tej kwestii). Jednak co zmieniają takie dane na fiskalnym dowodzie sprzedaży? Paragon zawierający NIP klienta (w części fiskalnej dokumentu) może funkcjonować jako uproszczona faktura VAT. Trzeba jednak pamiętać, że musi być spełniony jeszcze jeden warunek. Taki paragon nie może być wystawiony na wyższą kwotę niż 450 złotych – czy, w przeliczeniu, 100 euro.

NIP klienta a faktura do paragonu

Najnowsze regulacje prawne, odnoszące się do kwestii NIP-u nabywcy na fiskalnym dowodzie sprzedaży, weszły w życie z początkiem tego roku. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, od 1 stycznia 2020 wystawienie faktury do paragonu jest dozwolone tylko wtedy, gdy na wspomnianym paragonie widnieje NIP nabywcy. Inaczej dojdzie do złamania przepisów, grożącego nałożeniem dodatkowego zobowiązania podatkowego – i to w wysokości 100% kwoty podatku wykazanej na rzeczonej fakturze. Wróćmy teraz do samych kwestii technologicznych. Faktycznie nie istnieje wymóg prawny, nakazujący posiadanie urządzenia rejestrującego z opcją wystawiania paragonów zawierających takie dane. Wielu podatników wciąż korzysta ze starszych modeli, nierzadko niedysponujących tą funkcją. Jeśli jednak nadejdzie chęć przeprowadzenia takiej operacji – drogi są dwie. Pierwsza oznacza konieczność zrezygnowania z umieszczenia NIP-u nabywcy na paragonie i tym samym z możliwości wystawienia faktury do tego dokumentu. W innym przypadku dojdzie do przekroczenia przepisów. Druga zaś to konieczność nabycia nowego urządzenia rejestrującego, wyposażonego w takie rozwiązanie. Obecnie bowiem wydruk paragonu z NIP-em nabywcy to standard w kasach i drukarkach fiskalnych.