Kwestia błędów na paragonach w ewidencji obrotu

Rejestrowanie obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego można w zasadzie podzielić na konkretne działania, jakie należą do obowiązków przedsiębiorcy. Wśród nich oczywiście znalazłyby się przede wszystkim te najbardziej oczywiste, czyli wystawianie i wydawanie klientom paragonów. Ale okazuje się, że nawet z nimi potrafią być związane sytuacje i czynności niestandardowe. Tak jest chociażby w przypadku wystąpienia oczywistego błędu na paragonie.

Naturalna sytuacja – nieoczywiste działanie

Temat dzisiejszego wpisu jest nie tylko ważny – z punktu widzenia prawa i „fiskalnej praktyki” – ale również ciekawy. Chodzi bowiem o paradoksalną sytuację, gdzie kwestie naturalne, a przy tym bezspornie istotne, jakby „nie mieszczą się” w podstawowych ramach działania technologii sprzedaży wykorzystywanych do ewidencjonowania obrotu.

Z jednej strony paragon to naprawdę ważny dokument. Podkreśla fakt, że przedsiębiorca prowadzi działalność zgodnie z prawem, w oczach przedstawicieli organów skarbowych staje się dowodem na prawidłowe ewidencjonowanie obrotu i odprowadzanie należnych podatków, zaś klientom umożliwia skorzystanie z praw konsumenckich, np. do reklamacji czy zwrotu. Dlatego też wydaje się, że wszystkie kwestie związane z tym dokumentem powinny być wygodnie uregulowane, uwzględnione w ogólnym aspekcie, jakim jest korzystanie z urządzeń rejestrujących. Tak jest choćby w kontekście wymogu wydawania nabywcom paragonów przy zamknięciu każdej transakcji lub odnośnie konieczności przechowywania kopii wydruków.

Z drugiej strony natomiast istnieją tu pewne wyjątki. Między innymi – błędy na paragonach. Pomyłka taka może zdarzyć się każdemu podatnikowi, to sprawa jak najbardziej naturalna. Niemniej, urządzenia rejestrujące niejako nie biorą takiej opcji pod uwagę. Mówiąc wprost, żadna kasa ani drukarka fiskalna nie pozwala na cofnięcie raz wprowadzonych danych, anulowanie czy korektę wystawionego paragonu. Ale nie ulega wątpliwości, że – z uwagi na istotność opisywanego rodzaju dokumentów – takiego błędu nie wolno pozostawić bez odpowiedniej reakcji. Pytanie jednak: na czym konkretnie ta reakcja ma polegać?

Oddzielna dokumentacja w kwestii błędnych paragonów

Wobec omawianego problemu funkcjonujące przepisy mówią jedno. Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność handlową lub usługową za pomocą urządzenia rejestrującego ma obowiązek sporządzania oddzielnej ewidencji pomyłek na paragonach. O co konkretnie chodzi? O skrupulatne wykonywanie stosownych notatek, dokumentujących tego typu sytuacje. Zgodnie z regulacjami prawnymi, wspomniane wpisy muszą zbierać określone dane, takie jak opis okoliczności, w jakich nastąpiła pomyłka czy kwota brutto z rzeczonej sprzedaży (z uwzględnieniem informacji o podatku należnym VAT). Naturalnie, do każdej takiej notatki powinien być dołączony fiskalny wydruk poświadczający to zajście.

Ale tym, czego przepisy już nie precyzują, jest sposób przechowywania takiej dokumentacji. Innymi słowy, podatnik sam wybiera formę gromadzenia sporządzonych wpisów. Może to być oddzielna teczka, osobny segregator czy nawet dodatkowy zeszyt. Ważny jest jedynie porządek i sposobność okazania tej ewidencji w przypadku, gdy zażyczą sobie tego organy skarbowe. Ład w dokumentacji może zresztą sprzyjać również przedsiębiorcy, gdy ten zechce uregulować finanse w księdze przychodów i rozchodów. Podsumowując – działanie w przypadku błędu na paragonie to jeden z podstawowych obowiązków każdego podatnika stosującego urządzenie rejestrujące. Tyle tylko, że owo działanie przyjmuje nieco niestandardowy charakter.