Procedura instalacyjna w przypadku kas rejestrujących online

System fiskalizacji online to poważna, szeroko zakrojona zmiana, jaka spotkała polską branżę fiskalną. Świadczą o tym zarówno urządzenia rejestrujące – pracujące na nowych zasadach internetowej współpracy z CRK oraz wyposażone w dodatkowe funkcjonalności – jak i uaktualnione, związane z nimi przepisy prawne. Te ostatnie, siłą rzeczy, odwołują się do kluczowych kwestii, dotyczących kas i drukarek online. A zatem m.in. do instalacji urządzeń rejestrujących nowej generacji. Co przedsiębiorcy powinni wiedzieć o procesie wdrażania tych technologii?

Jak dotąd wyglądała instalacja kasy fiskalnej?

Procedura instalacyjna to jeden z najważniejszych aspektów związanych z użytkowaniem urządzeń rejestrujących. Warto podkreślić, że tak było w przypadku modeli offline (z papierową lub elektroniczną kopią paragonów) i nie ulega to zmianie, jeśli chodzi o modele online, czyli transmitujące przez internet dane do Centralnego Repozytorium Kas. Bez względu na to, jaką technologię nabył przedsiębiorca, nim przystąpi do ewidencjonowania obrotu przy użyciu zakupionej kasy bądź drukarki rejestrującej, musi ona wpierw poprawnie przejść obowiązującą procedurę instalacyjną.

Wcześniej cały proces (z którym związana była także rejestracja urządzenia fiskalnego) zaczynał się od kontaktu z właściwym Urzędem Skarbowym. Tam właśnie miało wpłynąć pisemne zgłoszenie przedinstalacyjne – prawidłowo wypełnione i dostarczone w odpowiednim terminie. Następnie przychodził czas na fiskalizację urządzenia rejestrującego. A zatem najistotniejszą czynność względem nabytej technologii sprzedaży, którą mógł wykonać wyłącznie serwisant posiadający stosowne uprawnienia. Działanie to – jednorazowe i nieodwracalne – służy zmianie sposobu funkcjonowania urządzenia z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Gdy czynność ta została wykonana, możliwe stawało się ewidencjonowanie obrotu za pomocą danej kasy lub drukarki rejestrującej oraz drukowanie poprawnych paragonów, przeznaczonych dla klientów. Od tego momentu też wszystkie działania podatnika, wykonywane na urządzeniu, są trwale zapisywane w pamięci użytkowanej technologii. Po fiskalizacji przychodził moment na terminowe złożenie w US kolejnego dokumentu – pisemnego zgłoszenia poinstalacyjnego. W efekcie uzyskiwało się pewność poprawnego zakończenia procedury instalacyjnej, a także numer ewidencyjny, który musiał znaleźć się na obudowie kasy bądź drukarki.

Tak było przed wejściem nowego systemu fiskalizacji. Tymczasem wraz z pojawieniem się kas i drukarek fiskalnych online doszło do pewnych zmian, które uwidaczniają się również w procesie instalacji tych urządzeń.

Instalacja modeli online – trochę tak samo, trochę inaczej

System online służy przede wszystkim jeszcze lepszej weryfikacji, czy ewidencja obrotu w polskich przedsiębiorstwach jest prowadzona w prawidłowy sposób (co znowu ma przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego i skuteczniejszej walki z tzw. szarą strefą). Jest to możliwe dzięki samoczynnej transmisji niezbędnych danych z urządzeń rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas, odbywającej się drogą internetową. Taka specyfika funkcjonowania technologii sprzedaży nowej generacji wpływa również na automatyzację w innych obszarach, np. działań w ramach procedury instalacyjnej.

To, co nie ulega wątpliwości, to fakt, że w przypadku modeli online również kluczowa pozostaje fiskalizacja przeprowadzana przez uprawnionego serwisanta. Nadal to dopiero ona umożliwia zgodne z prawem rejestrowanie obrotu. Jednak dzięki połączeniu z internetem i CRK, urządzenie fiskalne z miejsca zostaje dodane do odpowiedniego rejestru, otrzymując przy tym własny numer ewidencyjny oraz indywidualny harmonogram transmisji danych do serwerów MF. Innymi słowy, przedsiębiorca na przestrzeni procedury instalacyjnej nie musi już składać do właściwego Urzędu Skarbowego takich pism, jak zgłoszenie przed- czy poinstalacyjne. Nie trzeba też czekać na odpowiedź z numerem ewidencyjnym. Wszystko to odbywa się automatycznie, w sposób jasny i pewny, a co szczególnie korzystne dla podatników – ograniczający konieczne do dopełnienia formalności.

Z drugiej strony, pojawia się całkowicie nowe kryterium. Przedsiębiorca podczas instalacji urządzenia fiskalnego online musi zapewnić dostęp do internetu w swojej firmie. Inaczej nie dojdzie do prawidłowego zafiskalizowania tej technologii, a co za tym idzie – poprawnego przejścia procedury. Z biegiem czasu jednak kryterium to wydaje się coraz mniej szczególne, zważywszy na ogólny rozwój internetu i współpracujących ze sobą w ramach sieci technologii. Warto zresztą w tym miejscu zaznaczyć, że – w zależności od danego modelu – kasy i drukarki online mogą łączyć się z CRK na różne sposoby: zarówno przewodowo, jak i bezprzewodowo.