Jeśli jeszcze są wątpliwości… czyli parę słów o elektronicznej kopii paragonów

Wobec innowacji, pojawiających się w ostatnim czasie na rynku urządzeń fiskalnych, funkcje, które jeszcze niedawno uznawaliśmy za wyjątkowe i nowoczesne – dziś zaczynają po prostu świadczyć o standardach współczesnych technologii sprzedaży. Co nie zmienia faktu, że rozwiązania te potrafią wciąż budzić wątpliwości, tym bardziej że istnieją jeszcze alternatywne opcje – wcześniejsze, tradycyjne. I tak właśnie jest w przypadku elektronicznej kopii paragonów. Czy to drogie? Czy opłacalne? Czy przydatne? Pora na konkretne odpowiedzi.

O czym w ogóle mówimy?

Zanim zaczniemy wykazywać różnice pomiędzy poszczególnymi rozwiązaniami, należy dokładnie powiedzieć, czego dotyczą. A są one związane z obowiązkami sprzedawcy, zawartymi w przepisach fiskalnych. Zgodnie z postanowieniem Ministra Finansów, każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność handlową i korzystający z urządzenia rejestrującego, jest zobligowany do przechowywania kopii wystawionych paragonów oraz okazania ich na prośbę organów skarbowych. Duplikat każdego dowodu sprzedaży powinien znajdować się u podatnika przez okres 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym dokument został wystawiony i wydany klientowi. Podobnie jak paragony, ich kopie stanowią dla Urzędu Skarbowego podstawę do określenia prawidłowości ewidencji obrotu oraz ustalenia, czy należne podatki są przez przedsiębiorcę odprowadzane. Oczywiście, niezastosowanie się do tego wymogu grozi konsekwencjami w postaci choćby wysokich kar pieniężnych.

Tradycyjna metoda – kopia papierowa

Czyli pierwsza i która zresztą nadal funkcjonuje. Polega ona na dosłownym wydruku papierowych kopii paragonów wydawanych klientom. Każdą rolkę z naniesionymi danymi, po jej wyczerpaniu, należy przechowywać w suchym, bezpiecznym miejscu – informacje widniejące na papierze termoczułym są dość nietrwałe (łatwo ulegają wytarciu lub wyblaknięciu), a w końcu mamy zagwarantować ich czytelność przez kolejne lata. Warto też utrzymywać je w odpowiednim porządku, tym bardziej, że z czasem przybywa ich całkiem sporo. Dawniej była to jedyny sposób archiwizowania tego typu dokumentacji – zarówno pod względem technologicznym, jak i prawnym.

Nowe rozwiązanie – kopia elektroniczna

Obecnie istnieje jeszcze jedna możliwość. Postęp technologiczny, a konkretnie rozwój miniaturyzacji i cyfryzacji sprawił, że urządzenia fiskalne zaczęły zapisywać kopię paragonów w formie elektronicznej. Oznacza to, że niezbędne informacje o zarejestrowanych transakcjach umieszczane są nie na dodatkowej rolce, a na zainstalowanej karcie pamięci (zazwyczaj SD lub microSD). A zatem – nie ma drugiej rolki papieru, nie ma kolejnych wydruków ani konieczności gromadzenia ich w sterylnych warunkach. Realizację obowiązku fiskalnego zapewnia jeden, nieduży nośnik danych.

Korzyści wynikające z elektronicznej kopii paragonów

Jest ich niemało i w dodatku dotyczą różnych aspektów prowadzenia działalności handlowej. Przede wszystkim, urządzenie fiskalne korzystające z funkcji elektronicznej kopii paragonów, a więc niepotrzebujące dodatkowej rolki, zazwyczaj posiada mniejsze gabaryty. W rezultacie, z powodzeniem odnajduje się zarówno w sprzedaży mobilnej, jak i stacjonarnej – nawet, jeśli przestrzeń stanowiska pracy jest dość mocno ograniczone. Ponadto, użycie tylko jednej rolki do pracy kasy lub drukarki rejestrującej, do dwukrotne obniżenie kosztów związanych z zakupem materiałów eksploatacyjnych. A poza tym, elektroniczna kopia paragonów – z racji tego, że znajduje się na standardowej karcie pamięci – pozwala na szybką i prostą archiwizację danych na komputerze oraz ich lepsze zabezpieczenie. Wystarczy tylko umieścić informacje o transakcjach na dodatkowych nośnikach: pendrivie, płycie DVD lub dysku zewnętrznym.

Udogodnienia o charakterze uniwersalnym

Można z całą pewnością powiedzieć, że nie ma branży ani przedsiębiorstwa, w których elektroniczna kopia paragonów nie zdałaby egzaminu. Może faktycznie, jeśli mówimy o małym punkcie handlowym, niskim natężeniu ruchu i naprawdę ograniczonej ofercie – w takim przypadku rozwiązanie to wyda się zbędne. Nie zmienia to jednak faktu, że cyfrowy zapis danych usprawnia handel stacjonarny i mobilny, bez względu na rodzaj proponowanych towarów i usług. Co do kosztów wynikających z posiadania tej funkcji oraz jej opłacalności: faktycznie, kasy i drukarki z elektroniczną kopią będą z pewnością droższe od tych z kopią tradycyjną. Niemniej, warto wziąć pod uwagę, że zmniejszenie wydatków dotyczących papieru termicznego spowoduje zwrot nadpłaty. Pamiętajmy też o uldze, przysługującej z tytułu zakupu pierwszego urządzenia rejestrującego (nawet 90%, ale nie więcej, niż 700 zł). Jednym słowem – pieniądze do nas wrócą, a wygodne i nowoczesne rozwiązania pozostaną przy nas.

A zatem, wątpliwości co do elektronicznej kopii paragonów praktycznie znikają, pozostawiając sugestię, by zrezygnować z tradycyjnej kopii papierowej. Niemnie, ostateczna decyzja zawsze należy do przedsiębiorcy, a ten najlepiej zna swoje potrzeby i oczekiwania.